Boas práticas para medição de serviços

Gerenciamento de Projetos
5 de agosto de 2022

A medição de serviços é o evento periódico o qual será reconhecido e posteriormente pago os serviços e entregas realizadas ao longo de um período pré-determinado. Desta forma, o fluxo de caixa de ambas as partes, proprietário do projeto e executante, são equilibrados de modo a reduzir as despesas financeiras do projeto conciliando pagamentos e recebimentos.

Nesta série iremos apresentar algumas boas práticas que ajudam a eliminar ou mitigar riscos para as duas partes envolvidas.

– A planilha de medição deve ser aderente a EAP

A EAP – Estrutura Analítica de Projeto, a qual já falamos em postagens anteriores, define todo o escopo do projeto. De certa forma, ela traduz em algumas linhas todos os entregáveis, em um nível gerenciável sob vários aspectos. Um desses aspectos de gestão é o avanço das atividades e consequentemente o valor financeiro o qual esse avanço representa. Desta forma, é indicado que a planilha de medição, ou seja, a forma como os itens serão medidos financeiramente, esteja aderente a EAP, isto é, esteja com exatamente os mesmos itens de algum dos níveis de detalhamento da EAP.

– Estabeleça critérios de medição desde o contrato

Outra boa prática que indicamos é que sejam definidos contratualmente os critérios de medição. Ou seja, que haja um instrumento contratual que defina de forma objetiva como será medido cada item da EAP do projeto, qual o seu valor unitário, de forma objetiva e que seja possível medir e comprovar a quantidade medida.

Uma vantagem disso é que estabelecendo os critérios contratualmente, evita-se desgastes durante as medições, dá transparência quanto as regras da medição e evita imprecisões ou ajustes que podem influenciar no fluxo de caixa do projeto.

– Anexe evidências das quantidades medidas

Para cada quantidade lançada em medição, é indicado que seja correlacionada com uma evidência que demonstre que aquela quantidade, foi de fato executada. Dessa forma, a medição será validada por elementos que vão além da responsabilidade das pessoas que assinam a medição, o que confere maior solidez e confiança de que aquilo que foi medido foi de fato executado.

As evidências podem ser desde relatório fotográfico, memorial de cálculo ou até mesmo marcações em projetos técnicos indicando as quantidades medidas. Também deve ser dada atenção a itens especiais que demandam evidências específicas, como terraplanagem que demanda um levantamento topográfico evidenciando o serviço que foi realizado.

– Evite “químicas” nas medições

Quando falamos em “química” nas medições, falamos da prática que ocorre frequentemente em projetos de medir um item cuja verba foi consumida totalmente, como outro item que ainda possui verba para medir. Por exemplo, medir fornecimento de areia como concreto armado. Essa prática é como na gestão de contratos para evitar-se a ocorrência de aditivos contratuais, porém além de ferir uma premissa básica da gestão de contratos que é a aderência as regras estabelecidas no contrato, em projetos complexos a gestão desta “química” adiciona mais um fator de complexidade onde requer um controle manual e paralelo aos controles da obra para evitar-se erros, e dessa forma aumenta a exposição ao risco de erros de medição e também de fraudes na gestão do contrato.

Porém em alguns contratos existem cláusulas contratuais que permitem esse tipo de prática, mas sob uma série de requisitos de ocorrência e de controle, mas ainda assim não é uma prática recomendável.

– Evitar-se itens cuja unidade seja “verba”

Quando se tem dificuldade de quantificar-se um item do contrato, em muitos casos adota-se a quantidade unitária e a unidade passa a ser uma verba, ou qualquer termo equivalente. Que em geral significa um conjunto de entregáveis, que em sua maioria isoladamente possuem unidades de medida mensuráveis, mas quando se olha o todo, fica complexo de mensurar. Por exemplo, alguns projetos que envolvem terraplanagem tratam a drenagem como uma verba.

Essa prática de certa forma evita um esforço de detalhar-se unidades menores de medida como no exemplo da drenagem seria metros de tubulação, metros cúbicos de areia ou concreto. Porém, além de tornar a realização de medições parciais subjetivas, uma vez que não há medida clara para mensurar o avanço parcial, ainda dificulta a realização de aditivos contratuais, pois caso haja necessidade de aumentar ou diminuir o escopo do projeto, a quantificação desta modificação nos itens “de verba”, fica sujeito a uma análise indireta que em alguns casos pode prejudicar algumas das partes envolvidas.

– Atenção as pessoas que assinam a medição

Em muitos projetos, apenas os gerentes ou coordenadores das partes assinam as medições, ou ainda pode ser adicionado do responsável financeiro da parte pagadora, porém é comum que as pessoas que de fato levantaram os quantitativos envolvidos na medição não assinem formalmente as medições. Desta forma, em eventuais dúvidas ou até mesmo em suspeitas de fraude, existe uma dificuldade enorme de rastrear quem foi a pessoa responsável por levantar de fato os quantitativos.

E toda a responsabilidade acaba sendo transferida integralmente ao gestor que assinou a medição, o que pode deixar margem para ocorrência de falhas ou desvios de outras pessoas que tem uma influência relevante no processo de medição.

Claro que a responsabilidade final sempre será dos gestores, porém a identificação daqueles responsáveis pelo levantamento das informações reduz a exposição ao risco de desvios e de falhas no processo de medição pela percepção de responsabilidade da pessoa que assina as medições.

– Sempre mantenha os preços unitários a P Zero

P zero é como chamamos os preços unitários contratuais estabelecidos na época da data base do contrato. São os preços originais, os quais serão reajustados conforme o contrato avança no tempo de acordo com as cláusulas de reajustamento, se houverem.

Sendo assim, é uma boa prática manter todos os preços fixados no P zero, e quando houver os reajustamentos, adicionar-se uma linha na planilha de medição que corresponda ao percentual de reajustamento contratual. Assim, ficará muito simples e direto a realização do reajustamento, bem como o controle das medições, evitando erros no processo de medição.

Isso também vale para aditivos contratuais, pois equivocadamente em algumas situações, as empresas acabam utilizando referências de tempo para os aditivos divergente das referenciais do contrato, o que acaba resultando em falhas no processo de medição como: reajustamento duplo dos itens aditados, atualizações financeiras divergentes do contrato, dificuldade no controle de avanço das medições, entre outros.

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