Os cronogramas têm função central no gerenciamento do projeto. Essa importante ferramenta dará aos gestores informações preciosas sobre o desenvolvimento e andamento dos projetos de modo a obter maior previsibilidade da execução, finalização, utilização de recursos, e uma diversidade de saídas que serviram para mitigar muitos riscos de gestão bem como aumentar a previsibilidade do desenvolvimento das obras.
Porém, esses benefícios só serão de fato obtidos se o cronograma estiver bem elaborado e configurado de modo a representar com precisão as interações existentes nos projetos, e conseguir traduzi-las de modo eficiente e aderente as boas práticas de gestão, evitando a apresentação de resultados errados o que leva a tomada de decisão equivocada.
Vamos apresentar alguns erros comuns na elaboração de cronogramas de acordo com as boas práticas de mercado. Nesta postagem, não estamos considerando erros técnicos de associação equivocada entre tarefas ou erros de dimensionamento de recursos ou esforço para conclusão de atividades, e sim erros estruturais que são comuns em praticamente todos os casos.
1) Uso de restrição de data em atividades
Restringir uma atividade ou marco em uma data, significa que o cronograma será forçado a considerar que determinada atividade iniciará ou encerrará em uma data previamente estabelecida, desta forma, eventuais atrasos de atividades predecessoras não irão modificar a data de realização desta atividade.
Com isso, o cronograma irá reportar uma situação irreal, onde mesmo as atividades predecessoras atrasando, a atividade que contêm a restrição permanecerá sendo planejada para a mesma data. A consequência disso é que o cronograma será forçado a indicar datas irreais, o que pode implicar em dificuldades e erros gerenciais de análise realizadas em cima de uma informação que não será aderente a realidade.
2) Atividades sem dependência (sucessora ou predecessora)
As atividades dentro de um cronograma possuem links de dependência para outras atividades. Por exemplo, na construção de estruturas de concreto, a escavação de fundações normalmente será predecessora da atividade de forma e armação, assim como a atividade de lançamento de concreto será sucessora da atividade de forma e armação.
Porém, muitas vezes por opção ou por equívoco, alguma atividade fica sem sucessora e predecessora, por esta razão a interação desta atividade com as demais do cronograma será prejudicada, podendo até ficar “solta” no cronograma. Com isso eventuais atrasos ou adiantamentos podem não ser refletidos adequadamente nas outras atividades, o que aumenta a exposição ao risco de falha nos resultados das análises do cronograma.
O ideal é que todas as atividades tenham pelo menos uma predecessora e uma sucessora, exceto apenas duas atividades do projeto: o marco de início do projeto (terá apenas atividades sucessoras) e o marco de fim do projeto (que terá apenas atividades predecessoras).
3) “Lags” entre atividades do cronograma
Lags são intervalos de tempo entre uma atividade do cronograma, e outra atividade a qual tenha relação de dependência. Por exemplo, “energizar os cabos de alimentação do painel principal será iniciado após o término do lançamento de cabos de força + 2 dias”, esses “+2 dias” é um lag entre o final da atividade “lançar cabos de força” e o início da atividade “energizar cabos de força do painel principal”, porém em quase todas as situações esse lag representa atividades que existem no projeto, mas são suprimidas, ou seja, existe um subdetalhamento do cronograma. Neste caso, as atividades que podem estar sendo suprimidas são: o teste de comissionamento dos cabos, do painel, fixação dos cabos, entre uma série de atividades que podem estar inclusas neste lag ou não. O que torna o controle, previsibilidade e detalhamento do cronograma insuficiente.
Por isso recomendamos que caso existam lags, seja avaliado se de fato existem atividades relevantes que estão sendo suprimidas e seja decidido sobre o nível de detalhamento do cronograma será revisto ou não. Essa decisão deve ser feita conscientemente a fim de determinar a necessidade de detalhamento ou não do cronograma.
4) Utilização de calendários distintos entre atividades
Dentro dos softwares de planejamento, o calendário normalmente determina basicamente o regime de horas aos quais as atividades estão submetidas. Como por exemplo, atividades que são executadas em regime de 24 horas, e outras que somente são executadas a noite, a depender de sua natureza.
Utilizar calendários distintos não é exatamente uma falha, mas sim um grande ponto de atenção, pois muitas vezes em projetos utilizamos alguns calendários, porém devemos ter atenção em dois pontos específicos:
– Se o calendário correto está atribuído a atividade; e
– Se existem links de dependência entre atividades com calendários distintos.
Esse último normalmente indica que existe uma atribuição incorreta entre as atividades ou falta detalhamento de alguma atividade que existe, mas não foi representada no cronograma. Sendo assim quando há calendários distintos deve atentar-se a existência de equívocos desta natureza.
É importante mencionar que as falhas comuns apresentadas caso sejam identificadas no cronograma, aumentam o risco de que haja erro no processamento de informações do projeto e pode levar a tomada de decisões equivocadas devido a informações erradas processadas pelo cronograma, então devem ser criteriosamente analisadas e administradas caso se opte por manter no cronograma.
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